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四川中烟财务智能报销管理系统

一、    项目背景

四川中烟工业有限责任公司(以下简称“四川中烟”)下辖成都、什邡、绵阳、西昌四个卷烟厂和长城雪茄烟厂、四川三联新材料有限公司,拥有“宽窄”、“娇子”等卷烟品牌和“长城”等雪茄烟品牌。

四川中烟NC报销管理系统于2010年启用,2017年通过与华为惠通商旅、滴滴出行的商旅集成,初步实现了报销移动审批应用,为公司员工商务出行带来了极大的便捷。但现有报销模式仍显繁琐而复杂、管控能力不足且效率低下,主要体现在以下方面:

二、    项目建设目标

根据四川中烟报销管理提升要求,为实现报销业务传统管理向智能化管理方向发展,财务智能报销管理系统项目的建设目标是:

三、    项目建设内容

四川中烟财务智能报销管理系统以业务流、实物流和影像流“三流合一”为核心,在业务人员报销同时提交实物凭证对应的电子影像进行业务审批,按“实物+影像”双重模式进行财务稽核管理,通过二维码关联实现线上、线下报销单据同步处理。项目建设内容如下图所示:

(1)移动报销:移动端应用包括待办消息、事项申请、发票记录、报销申请、报账、审批和数据洞察,通过与社会组织公共服务连接,实现数据共享与运用。

(2)网上报销:电脑端应用包括预算管理、定额标准、事项管理、报账管理、发票管理和分析报告,通过资金管理系统实现进行网银支付,系统自动匹配标准事项生成会计凭证。

四、    系统应用场景

四川中烟财务智能报销管理系统主要应用场景如下:

(1)业务人员商旅预订:通过移动办公系统发起出差申请,经部门领导和公司领导审批后,方可出差。业务人员在出差申请获批后,选择商旅平台进行差旅订票,商旅平台自动关联出差申请单,并按差旅标准提供预订服务。

(2)业务人员发票采集:业务人员可在出差过程中或出差后,进行差旅发票信息的采集(拍照或扫描),将电子影像和发票信息保存至电子票夹(发票库)。系统自动接收商旅平台行程单等明细差旅数据,保存至电子发票库中,并自动匹配差旅申请单号。

(3)业务人员一键报销:业务人员在出差业务行程结束,根据出差申请等关键信息,系统自动从电子票夹(发票库)中提取电子原始凭证及票据信息,按照业务人员对应的相关定额标准(如:住宿标准、交通费标准、补助标准等)自动计算报销金额,一键生成报销单。

 

(4)部门领导审批签字:部门领导(公司领导)在报销审批时,可对该报销单关联的票据电子影像及相关附件进行详细查阅,并在线完成报销单审批。

(5)财务人员稽查审核:在收到业务人员提交的纸质发票等原始凭证后,财务人员可通过高拍仪(或高速扫描仪)扫描纸质报销凭据,系统自动完成票据匹配与稽查,财务人员只需针对系统提示的异常情况进行审核即可。

五、    系统部署模式

四川中烟财务智能报销管理系统部署模式如下图所示:

(1)移动报销:移动端智能报销应用以私有云模式部署,影像服务和税务服务以行业专属云模式部署,通过与社会商业组织公有云连接,实现服务共享与应用。

(2)网上报销:电脑端网上报销管理以软件系统模式部署,通过行业专属云影像服务和税务服务与社会商业组织公有云连接,实现服务共享与应用。

六、    系统应用价值

费用管控作为财务领域的重要一环,不仅事关企业降本提效,更是未来企业走向“智慧财务”新格局的基石,在互联网、大数据、人工智能等新技术的驱动下,四川中烟通过财务智能报销管理系统的建设,实现了以下应用价值: